Pacjent w systemie

Przez nowoczesna-klinika.pl

W niedużych klinikach, takich jak placówki medycyny estetycznej, niezwykle ważna jest szybka obsługa pacjentów, nieobarczona zbyt dużą ilością formalności.

Odpowiednie oprogramowanie pozwoli usprawnić pracę kliniki, jednocześnie wciągając pacjentów do wygodnego kontaktu z placówką

Po okresie, kiedy funkcjonalność oprogramowania dla medycyny była nakierowana, w początkowym okresie, na rozliczenia z NFZ, a następnie na zarządzanie samą placówką, obecnie widać wyraźny trend w kierunku klienta. - Ważną częścią systemu informatycznego wykorzystywanego przez daną jednostkę medyczną jest część informacyjna dla pacjenta – mówi Janusz Budnicki, prezes warszawskiej firmy Impulsy. - Zazwyczaj wykorzystuje się do tego dostęp poprzez stronę internetową przychodni. Można tam uzyskać informację na temat specyfiki prowadzonej działalności, zakresu świadczonych usług, dane kontaktowe, a nawet własne informacje medyczne, np. wyniki badań – tłumaczy Janusz Budnicki. W Kamsoft nie mają wątpliwości, że system przyjazny pacjentowi powinien dawać mu wygodną możliwość umówienia wizyty przez internet. - Placówka medyczna powinna zadbać nie tylko o to, aby sama wizyta przebiegała komfortowo i wygodnie, ale również o pozostanie w stałej interakcji z pacjentem przed i po wizycie – podkreśla Artur Olesch specjalista ds. rynku medycznego w Kamsoft. - Pacjent powinien otrzymać przypomnienie o zbliżającym się terminie wizyty, czy informację sms-em lub e-mailem o prowadzonej właśnie akcji badań przesiewowych, czy szczepieniach – wyjaśnia. Według Bartłomieja Chudawskiego, dyrektora generalnego firmy EuroSoft, kluczowymi cechami programu, decydującymi o tym, że klinika może stać się bardziej atrakcyjna dla pacjenta są: współpraca programu do obsługi przychodni z centralą telefoniczną obsługującą klinikę, dzięki czemu identyfikacja dzwoniącego pacjenta jest łatwa i pozwala na zdecydowanie sprawniejszą jego obsługę; przypominanie o zaplanowanych wizytach sms, emailem; przypominanie o konieczności przeprowadzenia badań okresowych; kioski informacyjne znajdujące się na teranie kliniki.

Podstawowe funkcje W żadnym systemie obsługi placówki medycznej nie może zabraknąć funkcji, które wynikają z celów wytyczonych przez menedżera placówki w procesie informatyzacji. Jednak inne będą priorytety w placówce, która chce się uporać w pierwszej kolejności z kolejką pacjentów przed gabinetami lekarskimi, a inne w przypadku planów ucyfrowienia dokumentacji medycznej. W każdym przypadku solidne firmy, oferujące tego typu produkty, starają się rozpoznawać najpierw, czego tak naprawdę oczekuje placówka od oprogramowania, a dopiero w kolejnym etapie projektować strategię wdrożenia systemu. Często w przypadku niewielkich gabinetów lekarskich i klinik można pokusić się o zastosowanie standardowych systemów, które są wypadkową standardowych potrzeb i oczekiwań użytkowników.

• Jeżeli miałbym określić taką bazę funkcjonalną, to na pewno skupiłbym się na podstawowych narzędziach takich jak terminarz wizyt pacjentów, medyczne kartoteki pacjentów, elektroniczne formularze wywiadów, drukowanie recept i innych dokumentów generowanych w gabinecie – mówi Artur Olesch. Jego zdaniem prowadzenie rozliczeń z NFZ lub innymi płatnikami (np. zakładami pracy) z wykorzystaniem odpowiedniego systemu to już konieczność. - Konsekwencją informatyzacji może być łatwość rozliczania się przychodni z pacjentem indywidualnym, z firmami, czy też z NFZ-t em – uważa Janusz Budnicki. - System umożliwia szybkie wystawienie faktury, czy potwierdzenia zapłaty, oraz rozliczeń z innymi płatnikami tak klasycznie, jak i drogą elektroniczną, co znacznie przyspiesza przepływ pieniędzy – przekonuje prezes firmy Impulsy.

• Należy również pamiętać, że po drugiej stronie jest pacjent, który z systemu również powinien czerpać konkretne korzyści – dodaje specjalista z Kamsoft. Niewątpliwe warto pomyśleć o wspominanych już rozwiązaniach, takich jak rejestracja internetowa, czy system powiadomień, komunikatów i przypomnień wysyłanych e-mailem lub sms-em. - Takie narzędzia pozwalają wzmocnić więź z pacjentem – podkreśla Artur Olesch. Z drugiej strony dobre zarządzanie placówką wymaga dostępu do informacji, obrazujących kształtowanie się np. wskaźników finansowych. Stąd dobre oprogramowanie powinno zawierać zestaw funkcji statystycznych, dzięki którym menedżer może elastycznie kontrolować efekty prowadzonych działań.

Niewątpliwie elementem ułatwiającym pracę kliniki jest prowadzenie dokumentacji medycznej w wersji elektronicznej. - Informacje dotyczące pacjenta, historia choroby, wyniki badań, to wszystko można przechowywać w systemie – mówi Janusz Budnicki. - Podczas wizyty lekarz ma dostęp do całej historii pacjenta na ekranie komputera i nie musi przerzucać papierów w poszukiwaniu informacji np. o wyniku badania wykonanego pół roku temu – tłumaczy prezes firmy Impulsy. Według niego nowym trendem w systemach informatycznych jest wykorzystanie mechanizmu rozsianej sieci internetowej i przeglądarek internetowych jako interface'u do systemu. - Wygodą takich rozwiązań zbudowanych na bazie przeglądarek internetowych jest zdalny dostęp do systemu dla pracowników z dowolnego miejsca na świecie – mówi Janusz Budnicki. - Dzięki temu lekarz z domu może sprawdzić swój grafik na dany dzień, czy skonsultować badania danego pacjenta – dodaje.

W zdecydowanej większości przypadków wprowadzenie elektronicznego terminarza lub systemu zarządzania ruchem chorych likwiduje wąskie gardło, powodujące przepełnienie poczekalni lub nieracjonalne zarządzanie wizytami (lub łóżkami w przypadku placówek szpitalnych). - Proste narzędzie kalendarza w komputerze pozwala umawiać pacjentów na konkretną godzinę, system przypomnień niweluje do minimum niezrealizowane wizyty umówione – mówi Artur Olesch. - Najważniejsze jest takie zorganizowanie pracy, które odpowiada charakterowi danej placówki – dodaje. Niewątpliwie papierowe zeszyty, w których tradycyjnie zapisywani są pacjenci, nie dają takiej elastyczności i możliwości jak kalendarz w komputerze. - System centralizuje sposób organizacji wizyt – przekonuje specjalista z Kamsoft. - Przykładowo, niezależnie od tego, czy wizyta została zaplanowana samodzielnie przez pacjenta na stronie internetowej placówki, czy przez recepcjonistkę, wszystkie dane trafiają do jednego terminarza. Co najważniejsze: również do bazy danych i możemy z nich korzystać w przyszłości. To ogromne ułatwienie w panowaniu nad ruchem pacjentów – tłumaczy Artur Olesch.

Koszty wdrożenia Specjaliści z firm informatycznych na ogół nie potrafią jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie o koszty wdrożenia systemu bez informacji o dokładnym zapotrzebowaniu placówki. - Koszt oprogramowania to oprócz licencji systemu również koszt zakupu odpowiedniego sprzętu komputerowego oraz usług wdrożeniowych – mówi Artur Olesch. - Te ostatnie uzgadniane są indywidualnie z klientem jeszcze przed dokonaniem zakupu i w każdym przypadku różnią się od siebie – dodaje. Przykładowo dla bardziej zaawansowanych informatycznie użytkowników prowadzone są tylko bazowe usługi instalacyjne i szkoleniowe, zaś w przypadku osób mających pierwszy kontakt z tego typu oprogramowaniem konieczna jest szersza pomoc w zakresie konfiguracji systemu i zorganizowanie cyklu pogłębiających kursów, czy nadzoru eksploatacyjnego. - Z kolei część placówek z odpowiednim doświadczeniem decyduje się na zakup samych licencji i samodzielne wdrożenie. W każdym przypadku kwestia kosztów zakupu i wdrożenia jest sprawą bardzo indywidualną – tłumaczy Artur Olesch. Zasadą ogólną jest to, że rozwiązania niedrogie posiadają dość ograniczoną ilość funkcji. - Jeżeli system ma spełniać więcej oczekiwań klienta to cena będzie rosła tym bardziej, im więcej dodatkowych prac zostanie wykonanych na indywidualne życzenie – mówi Janusz Budnicki. W związku z tym ceny są bardzo zróżnicowane. - Od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych- informuje prezes Impulsów. Zwraza uwagę na fakt, że przy bardzo tanim rozwiązaniu pobierane są dodatkowe opłaty za każdą dodatkową czynność wykonaną na rzecz klienta. - Może okazać się, że po podsumowaniu kosztów jednego roku używania systemu, ten pozornie tańszy za kilka tysięcy znacznie przekroczy kwotę kilkudziesięciu tysięcy, która wystraszyła właściciela kliniki na początku, a obejmowała kompleksowo cały zakres koniecznych prac, wdrożenia ,konfiguracji, serwisu itp.- ostrzega Janusz Budnicki.